Diritto di accesso agli atti

Il Comune di Montecatini Terme, attraverso il proprio Archivio Storico e di Deposito, l'Ufficio Protocollo e l'Ufficio Relazioni con il Pubblico, garantisce a tutti i cittadini l'esercizio dei diritti d'informazione e di accesso ai documenti amministrativi, e favorisce la conoscenza delle leggi e norme che regolano tale diritto.
Qui potete trovare informazioni, modulistica e riferimenti normativi su questo argomento.

Che cos'è il diritto di accesso?
È il diritto di visionare ed eventualmente avere copia di documenti amministrativi da parte degli interessati. La presa visione dei documenti è gratuita; il rilascio di copia è invece subordinato al rimborso delle spese di riproduzione (vedi tariffe rimborso).
Le Amministrazioni pubbliche hanno il compito di garantire tale diritto, allo scopo di favorire la partecipazione e di assicurare la trasparenza e l'imparzialità dell'azione amministrativa.

Chi può esercitare il diritto di accesso?
Tutti i soggetti privati che hanno un interesse diretto e giuridicamente rilevante rispetto al documento di cui è chiesto l'accesso.
Per i soggetti pubblici l'accesso ai documenti di altre amministrazioni rientra nel principio di leale cooperazione istituzionale, ed è pertanto sempre garantito.

Su quali documenti è possibile esercitare il diritto di accesso?
Tutti i documenti dell'Amministrazione sono accessibili, ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge (art.24 Legge 241/90) o per effetto di una motivata dichiarazione dell'autorità competente.
Alcuni documenti sono resi pubblici mediante l'affissione all'Albo Pretorio, che dura generalmente per 15 giorni: tra questi ci sono le Deliberazioni del Consiglio e della Giunta, i Decreti del Presidente, le Determinazioni dirigenziali. Tali documenti sono attualmente visibili anche in formato elettronico nella sezione del sito "Regolamenti e atti" 

Come si esercita il diritto di accesso?
È necessario presentare una domanda di accesso indirizzata all'Amministrazione che ha creato il documento o che lo detiene stabilmente.
Per agevolare al massimo gli utenti, abbiamo attivato numerosi canali attraverso cui presentare la domanda di accesso agli atti:

• di persona, con un documento di identità, recandosi presso gli sportelli dell'URP, oppure all'Ufficio Protocollo in Viale Verdi 46 - aperto dal lunedì al venerdì dalle 8,30 alle 13,00 e, nei giorni di martedì e giovedì anche dalle 14,30 alle 17,00 - dove sarà consegnato l'apposito modulo;

• on-line, è possibile scaricare il modulo appositamente predisposto, e inviarlo via posta ordinaria o via fax al n. 0572 918264 con la fotocopia del documento d'identità e di eventuali deleghe di rappresentanza;

• posta ordinaria, inviando al Comune di Montecatini Terme, Viale Verdi 46, 51016 Montecatini Terme Pt, la domanda compilata, possibilmente utilizzando il modello (link) in PDF scaricabile dal sito, e allegando la fotocopia del documento d'identità e di eventuali deleghe di rappresentanza;

• fax, inviando al numero di fax 0572 918264  la domanda compilata, possibilmente utilizzando il modello in PDF  scaricabile dal sito, e allegando la fotocopia del documento d'identità e di eventuali deleghe di rappresentanza.

Nella domanda è necessario indicare tutti i dati del richiedente.
Quando la domanda viene presentata per conto di qualcun altro, bisogna anche indicare chiaramente gli estremi della persona rappresentata o dell'azienda di cui si è legale rappresentante, e inviare via posta o via fax la documentazione comprovante il rapporto: la delega scritta e il documento della persona delegante, o il documento che provi il rapporto di rappresentanza (ad. es. estratto di delibera consiliare o di giunta municipale, concessione edilizia, ecc...).
Inoltre bisogna indicare i documenti a cui si desidera accedere, in modo che siano chiaramente identificabili (ad esempio, la data, il numero di pratica e gli estremi di approvazione degli atti).
La richiesta di accesso deve essere sempre motivata.

Quale può essere l'esito della domanda di accesso?
La domanda di accesso può avere 4 diversi tipi di esito, che devono essere sempre comunicati al richiedente:

• accoglimento: la domanda viene ritenuta completa, e pertanto tutta la documentazione viene messa a disposizione del richiedente.

• limitazione: è possibile accedere solo a una parte della documentazione.

• differimento: la domanda non può essere accolta immediatamente, ma solo in un secondo momento, indicato dall'Amministrazione.

• rifiuto: la domanda non può essere accolta.

La limitazione, il differimento e il rifiuto devono essere motivati e sono ammessi solo in alcuni casi, stabiliti dall'art.24 della legge 241/90. Ad esempio sono esclusi dall'accesso i documenti la cui divulgazione potrebbe ledere il diritto alla riservatezza, i documenti relativi ai concorsi con informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terze persone.

Quali sono i tempi per conoscere l'esito della domanda e accedere ai documenti?
Dopo la presentazione, la domanda viene valutata per verificare la completezza dei dati indicati. Nel caso in cui siano necessarie delle integrazioni, queste devono essere richieste dall'Amministrazione entro 10 giorni.
A partire dal momento in cui la domanda è completa, entro 30 giorni l'Amministrazione comunicherà l'esito al richiedente.
Decorsi inutilmente 30 giorni dalla richiesta, questa deve considerarsi respinta.

Come si consultano le pratiche, come si richiedono le fotocopie?
Nel caso di accoglimento le pratiche saranno rese disponibili all'utente che potrà in ogni momento, anche prima della scadenza dei 30 giorni, richiedere informazioni anche telefonicamente sullo stato di evasione, sui tempi e sulle modalità di consultazione (0572 918260 Ufficio Protocollo) e accordarsi per effettuare la visura, normalmente nei giorni di lunedì, mercoledì, giovedì e venerdì dalle 10,00 alle 14,00.
Una volta visionate le pratiche, è possibile richiedere l'estrazione di copie. Le copie in formato A4 e A3 vengono rilasciate dal Comune (generalmente al momento della richiesta), previo rimborso delle spese.

Tariffe rimborso fotocopie: 

• bianco e nero:
  A4 € 0,100
  A3 € 0,25 

• colore: 
  A4 € 0,40
  A3 € 0,90

Modalità di pagamento fotocopie:

• Presso la Tesoreria Comunale – Monte dei Paschi di Siena, Piazza del Popolo n.13 - Montecatini Terme - IBAN IT28I0103070460000002671482

• Presso qualsiasi sportello POSTALE tramite Bollettino cc/postale n. 13137518 intestato a Comune di Montecatini Terme (causale: Rimborso fotocopie archivio). 

Cosa fare se la domanda d'accesso viene respinta, limitata o differita?
È possibile rivolgersi al Difensore Civico, affinché venga riesaminato l'esito della domanda. Il Difensore Civico si pronuncia entro 30 giorni dalla presentazione del ricorso; scaduti i 30 giorni il ricorso si intende respinto. Se il Difensore Civico ritiene illegittimo l'esito, ne informa il richiedente e lo comunica all'Amministrazione. Se entro 30 giorni l'Amministrazione non modifica l'esito, allora l'accesso viene comunque consentito.

Riferimenti normativi
Il diritto di accesso agli atti e ai documenti amministrativi è riconosciuto dalla L. 241/90 (articoli 22-28), modificata dalla Legge 15/2005.
E' stato recentemente emanato, con Decreto del Presidente della Repubblica n. 184 del 12/04/2006, che disciplina l'accesso ai documenti.

Bibliografia
E' stato pubblicato L'nventario dell'archivio preunitario del comune di Montecatini Terme (Pacini Editore, anno 2000). Il volume è disponibile in consultazione presso l'archivio comunale.