Area Affari Generali e Sistemi Informativi

SETTORE Affari Generali e Coordinamento

U.O. Segreteria e Affari Generali

Responsabile di Settore: dott.ssa Rafaela Verdicchio

Ufficio Protocollo

Attività dell'ufficio

L'ufficio si occupa delle attività relative alla protocollazione e smistamento di tutta la corrispondenza in arrivo e in partenza del Comune.

1. Ricezione e protocollazione di tutta la corrispondenza in arrivo con qualsiasi mezzo consegnata.
   La corrispondenza che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale, telegrafo, fax, consegna diretta da parte dei soggetti interessati, ecc.), pervenga indirizzata genericamente al Comune, al Sindaco, agli Assessorati, agli Uffici, è recepita, di norma, all'ufficio Protocollo.
   
   1.A PEC (Posta Elettronica Certificata)
   Le caselle PEC del Comune sono abilitate a ricevere e inviare messaggi esclusivamente da indirizzi di PEC (posta certificata).

2. Protocollazione della corrispondenza in arrivo.
   Tutta la corrispondenza consegnata come sopra, subisce un processo di protocollazione che ne vede la registrazione nel registro generale di protocollo, la segnatura e lo smistamento all'ufficio/uffici di competenza.

3. Protocollazione della corrispondenza in partenza predisposta dagli uffici e servizi non ancora attivati come aree omogenee organizzative.
   per quegli uffici che ancora non protocollano la propria corrispondenza in maniera autonoma come Aree organizzative omogenee, l'Ufficio Protocollo gestisce le registrazioni della corrispondenza in uscita.

4. Tenuta del registro di protocollo sia informatico che cartaceo.
   I registri protocollo in formato cartaceo sono rilegati e conservati presso l'Archivio Generale, i dati di quelli informatici sono salvati e conservati nel tempo. Dal 1998 è possibile ricercare tramite data-base le informazioni contenute nei registri di protocollo, per le date antecedenti, le ricerche si effettuano sui registri cartacei.

5. Smistamento di tutta la corrispondenza (fotocopie, scansioni, predisposizione e controllo cartelle di posta).
   la corrispondenza registrata in arrivo, una volta smistata e protocollata, viene smistata ai singoli uffici, servizi e amministratori. Di norma, un documento in arrivo è ricevuto dal destinatario finale il giorno successivo la sua protocollazione, tramite inserimento dello stesso in cartelle di posta giornaliere e, per le Aree attivate, smistamento elettronico tramite scansione del documento la cui immagine resta legata in modo permanente alla registrazione nel data-base per la ricerca.

6. Preparazione e spedizione della corrispondenza (che ne consente un invio tramite macchina affrancatrice e bolgetta) del Comune (posta ordinaria raccomandate atti giudiziari ecc.).

Quasi tutta la corrispondenza del Comune è spedita dall'Ufficio Protocollo, con un sistema riservato agli enti, che prevede l'affrancatura meccanica e la spedizione massiva tramite il servizio postale. Per la corrispondenza registrata (raccomandate, atti giudiziari ecc.), l'Ufficio Protocollo conserva liste di spedizione tramite le quali è possibile risalire in qualsiasi momento alla data effettiva di invio del documento. L'Ufficio Protocollo cura sia l'imbustamento che l'invio e la rendicontazione della corrispondenza in uscita.